ciao e benvenuto
ritengo che il problema sia da attribuirsi ai client utilizzati
come ti ha già suggerito Daniel, elimina del tutto outlook che, in assenza di un server exchange, è un pessimo email client e fa spesso a pugni con imap
giusto per capirci: ho un cliente con un account condiviso tra 6 utenti contemporanei, 44 GB di posta su oltre 50000 messaggi, senza problemi (ma tutti con TB)
inoltre, visto che parli di email che "abbracciano" più anni, ritengo che una politica di archiviazione/storicizzazione sia da prendere in considerazione.. un diverso account (condiviso, ovviamente) ove depositare le email più vecchie di tot.
in questo modo l'account di lavoro sarebbe più snello e i client lavorerebbero certamente meglio; per una archiviazione automatica su base temporale che rispetti la suddivisione in cartelle/sottocartelle è bastevole uno script in cron che utilizzi imapsync.
indipendentemente dalla tua cultura in merito a SME, qui si tratta di adattare lo strumento ed educare chi lo utilizza
infine, relativamente all'upgrade, prendilo comunque in considerazione perchè SME8 non avrà ulteriori sviluppi.. tieni ben presente che non è possibile un upgrade diretto ma è necessario passare tramite backup -> restore
se puoi/vuoi, "registrati" nello sticky topic "[OT] dove siamo?", grazie
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